יצירת טפסים באמצעות גוגל Forms
נכתב ע"י יוחאי ירמיהו
גוגל פורמס (Forms) זהו שירות של הגוגל המאפשר ליצור טפסים בצורה קלה ומהירה. במאמר הבא נלמד צעד אחר צעד איך ליצור טפסים באמצעות גוגל פורמס.
נלמד איך ליצור טפסים פשוטים ואיך ליצור טפסים מורכב, נלמד איך לנתח את הנתונים שאנחנו מקבלים, איך לייבא טופס קיים אל טופס חדש ואיך לקבל התראות על מילוי טפסים קיימים.
מה זה גוגל פורמס Forms
גוגל פורמס (Forms) זהו שירות של הגוגל המאפשר ליצור טפסים בצורה קלה ומהירה ולשלוח ללקוחות עבור מסמכי אפיון, שאלונים למועמדים לעבודות וכו'…
באמצעות גוגל Forms אנחנו יכולים לשאוב מידע מתוך טפסים ולבצע סטטיסטיקות לגבי כל מי שמילא את הטפסים.
חשוב לציין שאחד החסרונות הגדולים של הטפסים בגוגל הוא שהמידע של כל הנרשמים לא נגיש בצורה טובה ונוחה לשימוש וכל המילוי של הטפסים באתר נשמרים באמצעות גוגל Sheets.
יצירת טופס באמצעות גוגל Forms
על מנת ליצור טופס באמצעות גוגל Forms יש להיכנס לעמוד הבא וללחוץ על הכפתור של יצירת טופס חדש.
חשוב לציין שאנחנו יוצרים מסמכים של גוגל Forms מתוך גוגל Drive ובמידה ואנחנו נמצאים בגוגל Drive אפשר גם ליצור מסמך טופס חדש מתוך הממשק על ידי לחיצה על הכפתור של חדש (New) ובחירה באפשרות של טופס (Google Forms).
לאחר שאנחנו יוצרים טופס חדש תהיה לנו את האפשרות להגדיר את השם של המסמך שזה יהיה גם הכותרת המרכזית של הטופס.
השדה השני שניתן למלא זה את השדה של הפירוט על הטופס ושם ניתן להסביר מה המטרה של הטופס עבור מי שהולך למלא אותו.
יצירת שאלה חדשה
על מנת ליצור שאלה חדשה בטופס יש ללחוץ על הכפתור של הפלוס בתפריט הצדדי וזה יוסיף אזור של שאלה חדשה.
לאחר מכן נוכל להגדיר את השאלה שאנחנו רוצים לשאול ואת סוג השאלה שאנחנו רוצים לשאול.
במידה ואנחנו רוצים לחייב את מי שממלא את השאלות למלא את התשובה לשאלה הספציפית הזאת נצטרך לסמן את האפשרות של Required.
אם אנחנו רוצים להוסיף תיאור נוסף ביחד עם השאלה (במידה וזאת שאלה מורכבת) אפשר ללחוץ על הלחצן של ה-3 נקודות ולבחור באפשרות של תיאור (Description).
ובמידה ואנחנו רוצים לייצר חוקתיות לשאלה שאפשר להכניס בתוך הטופס נוכל ללחוץ פעם נוספת על הכפתור של ה-3 נקודות ולבחור באפשרות של Response validation.
ייבוא שאלה מטופס אחר
במידה ויש לנו כמה טפסי מילוי שיצרנו באמצעות גוגל פורמס נוכל לייבא גם שאלות מטפסי מילוי אחרים שיצרנו בעבר.
בשביל לעשות את זה נלחץ על הכפתור של ייבוא ונבחר ולאחר מכן נבחר את הקובץ שממנו אנחנו רוצים לייבא את השאלה.
לאחר שנלחץ על הטופס שממנו אנחנו רוצים לייבא שאלות נוכל לבחור את השאלות שאנחנו רוצים להוסיף למסמך החדש.
מחיקת שאלה, שכפול שאלה + שינוי סדר
במידה ואנחנו רוצים למחוק שאלה מתוך הטופס יש ללחוץ על הכפתור של הפח אשפה וזה יגרום לכך שהשאלה תימחק מתוך הטופס.
אם אנחנו רוצים לשכפל שאלה אנחנו יכולים ללחוץ על האייקון של השכפול שאלה.
ובמידה ואנחנו רוצים לשנות את הסדר של השאלות נוכל ללחוץ על הלחצן של הגרירה לתיבה של השאלה ונוכל לגרור אותה למיקום החדש שאנחנו רוצים.
הגדרות טופס ותצוגה מקדימה
בחלק העליון של הטופס יש לנו כמה אפשרויות מרכזיות. בתור התחלה יש לנו את היכולה לחזור אחורה על שינויים שעשינו ולחזור קדימה על ידי לחיצה על האייקונים של החצים.
במידה ואנחנו רוצים לצפות בתצוגה המקדימה של הטופס נוכל ללחוץ על הסימן של העין וזה יציג עמוד של הטופס ללא היכולת לערוך אותו (כמו שהגולש יראה את הטופס).
והאופציה האחרונה שיש לנו היא היכולת לשנות את הפונטים, הגדלים של הפונטים ולהגדיר תמונה שתופיע בראש הטופס.
הגדרת תמונה בראש הטופס
במידה ואנחנו רוצים להגדיר תמונה בראש הטופס של גוגל נוכל ללחוץ על הכפתור של שינוי הצבעים בחלק העליון של התפריט.
לאחר מכן בתפריט שיפתח בחלק הצדייה נוכל להגדיר תמונה.
לאחר הגדרת התמונה בתפריט הצדדי תופיע לנו בראש הטופס תמונה מעוצבת של החלק העליון שנבחר.
הוספת תמונה לטופס מילוי + הוספת תמונה לשאלות
על מנת להפוך את הטופס ליותר נוח לצפייה ניתן להוסיף גם תמונה בראש הטופס (סוג של הדר כמו שיש לנו באתר).
בשביל לעשות את זה נוכל ללחוץ בתפריט על האייקון של התמונה וזה יאפשר לנו להוסיף אותה.
לאחר מכן אם נלחץ על הכפתור של ה-3 נקודות תהיה לנו גם את האפשר למרכז את התמונה שהוספנו, לשנות אותה לתמונה אחרת או למחוק אותה.
בנוסף ליכולת להוסיף שדה שלם שמכיל תמונות יש לנו גם את האפשרות להוסיף תמונה לשאלה שנמצאת בתוך הטופס על ידי לחיצה על האייקון של התמונה.
הוספת חלונית של טקסט
במידה ואנחנו רוצים לפרט את הטופס ולהכניס אזורים שמכילים אך ורק טקסט, כמו למשל כותרת ותיאור נוכל לעשות את זה באמצעו האייקון של הטקסט.
אני באופן אישי בדרך כלל אוהב להכניס בתחתית הטופס הודעה שאומרת תודה על שהקדשת את הזמן למלא את הטופס או משהו שבסגנון הזה.
ביטול איסוף אימייל באופן אוטומטי
ברגע שאנחנו יוצרים טופס חדש יופיע לנו בחלק העליון של העמוד הבקשה למילוי דואר אלקטרוני באופן אוטומטי. וזה גם יחייב את מי שממלא את הטופס להכניס דואר אלקטרוני.
במידה ואנחנו רוצים לבטל את האפשרות הזאת נוכל ללחוץ על האפשרות של Change Settings (שינוי הגדרות) ולאחר מכן נוכל לבחור באפשרות של לא לאסוף כתובת דואר אלקטרוני של מי שממלא את הטופס.
חילוק הטופס למספר שלבים
במידה ואנחנו רוצים ליצור טפסים יותר מורכבים שמכילים כמה דפים וכמה שלבים נוכל ללחוץ על הכפתור של יצירת אזור נוסף וזה יוסיף לנו שלב נוסף שנוכל למלא בתוך הטופס (מילוי טופס דו שלבי).
במידה ואנחנו רוצים לשנות את הסדר של האזורים השונים נוכל ללחוץ על האזור ולבחור את האפשרות של Move Section. ולשנות את המיקום מחדש לפי הסדר שאנחנו רוצים.
שינוי טופס דו שלבי לפי סוג התשובה
במידה ואנחנו משתמשים באופציה של ריבוי בחירות תהיה לנו את היכולת אפילו לבחור לאיזה Section להעביר את מי שממלא את הטופס לפי סוג הבחירה שלו.
נוכל לעשות את זה על ידי לחיצה על הכפתור של ה-3 נקודות בחלק התחתי של התיבה ולאחר מכן נבחר באפשרות של Go to section based on the answer.
לאחר מכן נוכל לבחור את האופציה של בחירת האזור שאליו אנחנו רוצים להפנות את הגולש לפי סוג הבחירה שהוא ימלא.
ככה שאם מישהו בוחר את האפשרות של בונה אתרים יהיו לי שאלות מסוג אחד אבל אם מישהו בוחר את האפשרות של מעצב גרפי יהיו לי שאלות מסוג אחר.
במידה והגולש לא יענה על השאלה נוכל לבחור את האפשר של After section 1 להפנות את הגולש אל סוג האזור שאנחנו רוצים.
ככה שיהיו לנו את האפשרויות שאנחנו בוחרים במידה והלקוח ממלא תשובה מסוימת ובמידה והוא לא ממלא את השאלה בכלל.
שמירת טופס של גוגל Forms
ברגע שאנחנו יוצרים מסמכים בגוגל דרייב בין אם זה גוגל Docs או טפסים, בעת העבודה על הטופס מתבצעת שמירה אוטומטית לקובץ ולשינויים שאנחנו מבצעים.
ככה שגם אם לא נעשה כלום השינויים שאנחנו מבצעים נשמרים תוך כדי שאנחנו עורכים את הקובץ.
אם התבצע שינוי תוך כדי העריכה של הקובץ ואנחנו רוצים להחזיר את השינויים אחורה או קדימה בהיסטוריה של השינויים נוכל ללחוץ על החץ אחורה או קדימה.
האפשרות שאנחנו כן יכולים לשלוט בה היא המיקום שבו אנחנו שומרים את הקובץ בגוגל דרייב (התיקייה בתוך גוגל שבה הקובץ הפיזי של הטופס יישמר). בשביל לשלוט במיקום של הטופס בגוגל דרייב נלחץ על הסימן של התיקייה ולאחר מכן נבחר את המיקום שבו אנחנו רוצים לשמור את הקובץ.
הוספת Quiz (שאלון)
יש לנו אופציה נוספת ודי שימושית במידה ואנחנו רוצים ליצור טופס ברמה גבוהה יותר. אם אנחנו נלך לאפשרות של Settings תהיה לנו את האפשרות שבחור להוסיף שאלון מורכב יותר ויהיו לנו יותר אפשרויות לכל שאלה.
בנוסף תהיה לנו את היכולת להוסיף ניקוד לכל שאלה ולהציג מידע על בסיס תשובות שאנשים מסמנים בטופס.
לאחר שסימנו את האפשרות של Quiz נחזור לעמוד הראשי של הטופס על ידי לחיצה על השדה של Questions בחלק העליון ונרענן את העמוד כדי לראות את השינויים.
ברגע שנעשה את זה תהיה לנו את היכולת לתת ניקוד לכל שאלה:
ותהיה לנו את היכולת גם בשאלות שיש כמה אפשרויות של בחירה לספק הערה לפי סוג התשובה שהגולש בחר.
איך לשתף קישור של הטופס?
במידה ואנחנו רוצים לשלוח את הטופס לאנשים נוספים נוכל לשתף אותם בטופס באמצעות הקישור.
על מנת לעשות את זה נוכל ללחוץ על הכפתור של Send (שליחה בראש העמוד).
בחלון שיפתח תהיה לנו את האפשרות לשלוח את זה למיילים מסוימים או ללחוץ על הכפתור של הקישור, לבחור את הכפתור של הקישור URL של הטופס ולאחר מכן נלחץ גם על הכפתור של Shorten URL (קישור מקוצר).
צפייה בטפסים שנשלחו
לאחר שסיימנו ליצור את הטופס ונתנו לרשימה שלנו למלא אותו תהיה לנו את האפשרות לצפות במידע שנשלח על ידי לחיצה בחלק העליון על האפשרות של Responses.
בתפריט העליון נוכל ללחוץ על תקציר ושם נוכל לצפות באופן מרוכז בנתונים סטטיסטיים של מילוי כל השאלות בטופס שיצרנו.
בשדה של Question נוכל לראות מידע על מי שמילה את הטופס ולעבור בין הנתונים השונים.
ובשדה של Individual (יחיד) נוכל לעבור על כל הטפסים ולראות את כל המידע ששלחו לנו וגם למחוק או להדפיס מידע לא חשוב.
העתקת תשובות של הטפסים לקובץ אקסל
אפשרות נוספת שתאפשר לנו בהמשך גם ליצור אוטומציות היא היכולת ליצור קובץ גוגל Sheets שיכיל את כל הנתונים של מי שמילא את הטופס.
נוכל לעשות זאת על ידי בחירה באפשרות של Responses ושם נוכל ללחוץ על הכפתור של Link to Sheets ולהגדיר באיזה קובץ אנחנו רוצים לשמור את הנתונים.
בדרך כלל מומלץ לבחור באפשרות של Select existing spreadsheet ופשוט נבחר קובץ מתוך הקבצים (אני משתדל לשמור את הקובץ של גוגל sheets ואת השאלון באותה תיקייה(.
במידה ויש לנו כבר קובץ מוגדר ואנחנו רוצים לשנות את היעד של הקובץ נוכל ללחוץ על הכפתור של ה-3 נקודות ולאחר מכן נבחר את האפשרות של Select destination for responses.
אם אהבתם את המדריך ואתם רוצים לשתף אותו ניתן לעשות זאת על ידי לחיצה על כפתורי השיתוף מתחת:
יוחאי ירמיהו
בעל תואר ראשון בלוגיסטיקה וכלכלה ותואר הנדסאי בתעשייה וניהול עם התמחות בשיווק.
מעצב גרפי ומפתח אתרים עם ניסיון מעשי של למעלה מעשור בכל מה שקשור לעולם הדיגיטלי. נינג'ה מומחה למערכת המופלאה לבניית אתרים שנקראת וורדפרס, וזהו בסך הכל :-).
מאמרים נוספים שעשויים לעניין אתכם:
יש לכם שאלות או משהו להוסיף? שתפו אותנו בתגובות מתחת!
אם יש לכם שאלות או משהו להוסיף נשמח לשמוע מכם בתגובות מתחת ולסייע במידת הצורך.