תיאום פגישות + ניהול יומן עם Calendly (קלנדלי)
נכתב ע"י יוחאי ירמיהו
בשנים האחרונות אני מנסה להפוך כל פעולה מיותרת בעסק לאוטומטית ומהירה. ואחת הפעולות שיכולות לגזול הרבה זמן זה נושא של קביעת פגישות ותיאום זמן עם לקוחות.
אחד הפתרונות שיאפשרו לנו לבצע תהליך של תיאום פגישות באופן יותר מהיר תוך כדי סנכרון עם היומן של גוגל הוא קלנדלי (Calendly). באמצעות הכלי המעולה הזה אפשר ליצור אוטומטציות מתקדמות ואפילו ליצור באופן אוטומטי פגישת זום ושליחת כל הפרטים ללקוח באופן מהיר ופשוט.
חשוב לציין שחלק מהפונקציות המתקדמות של Calendly וחלק מהפונקציות שאני מציג במדריך הם בתשלום, אבל כן אפשר לבנות יומן יחסית פשוט לתיאום פגישות וסנכרון ליומן בגוגל.
ניתן לצפות בסרטון הבא על מנת ללמוד איך להגדיר יומן (סרטון באנגלית)
יצירת חשבון + חיבור ליומן של Gmail
השלב הראשון בתהליך של שימוש ביומן של קלנדלי הוא ליצור משתמש חדש באתר:
ל-Calendly יש חבילה חינמית שמאפשר ליצור יומן בודד של קביעת פגישות וחבילות בתשלום החל מ-$8 המאפשרות ליצור כמות גדולה יותר של יומנים + אפשרויות נוספות. בדרך כלל לעסקים קטנים החבילה בחינם בהחלט יכולה להספיק.
השלב הראשון בתהליך יהיה להתממשק ליומן של גוגל על מנת להימנע ממצב שבו אנחנו קובעים פגיעה בשעה שיש לנו פעילות אחרת שכבר קבענו ביומן (מצב של התנגשות).
ניתן לבצע סנכרון למייל ב-Gmail על ידי לחיצה על הכפתור של Account (בחלק העליון של המסך בצד ימין) ולאחר מכן בעמוד שיפתח יש ללחוץ על האפשרות של Calendar Connections.
בעמוד הבא שיפתח תהיה לנו את האפשרות להתממשק ליומנים השונים כמו היומן של גוגל (Gmail ו-G Suite), ליומן של Outlook (אאוטלוק) ואפילו להתממשק עם iCloud Calendar.
אפשר להתממשק בלחיצת כפתור בודדת על סוג היומן הרצוי, לאחר מכן ניתן הרשאת גישה ליומן עבור Calendly וכל התהליך יתבצע באופן אוטומטי ללא פעולות נוספות מהצד שלנו.
אפשר גם להתממשק שם ליומנים נוספים למי שעובד עם יותר מיומן אחד על מנת להימנע מהתנגשויות של אותה פגישה באותו תאריך.
הגדרת תמונת פרופיל + מבנה עמוד + הוספת לוגו
על מנת להפוך את היומן שלנו ליותר מקצועי יהיה צורך להגדיר את הפרטים שלנו כמו הגדרת תמונה + הגדרת שם + הודעת ברוך הבא, שפה, מבנה תאריך, מדינה, אזור זמן, קישור מותאם ליומן שלנו והוספת לוגו.
ניתן לבצע את כל השינויים על ידי לחיצה על האפשרות של Account (חשבון) בתפריט העליון ולאחר מכן לחיצה על האפשרות של הגדרות חשבון (Account Settings).
בעמוד שיפתח תהיה לנו את האפשרות להגדיר את כל הפרטים שציינתי ונוכל לעבור מאזור לאזור על ידי לחיצה על האפשרויות השונות שמופיעות בתפריט הצדדי.
יצירת יומן פגישות בקלנדלי
לאחר שסיימנו ליצור את הפרופיל נוכל ליצור את היומן פעילות הראשון שלנו על ידי חזרה לעמוד הראשי, לחיצה על הכפתור של Create ולאחר מכן בחירה אפשרות של Event Type.
השלב הבא בתהליך יהיה לבחור את האפשרות של האירוע שאנחנו רוצים ליצור. מבין האפשרויות ניתן לבחור באפשרות של פגישה אחד על אחד (One-on-One) פגישה בקבוצה (Group) וקיימות אפשרויות נוספות שניתן לבדוק כמו Collective ו-Round Robin.
במקרה שלי אני רוצה לקבוע פגישה עם סטודנטים שלי שעברו את הקורס לבניית אתרים שיצרתי בבית הספר לוורדפרס.
על מנת לעשות זאת אני אבחר באפשרות של פגישה אחד על אחד ולאחר מכן אני אבחר את האפשרות של פגישה ב-Zoom ואני אבחר גם שמשך הפגישה יהיה 60 דקות שבהם אני אספק ייעוץ ומענה על שאלות.
לאחר שאנחנו מוסיפים אפשרות לפגישה כמו למשל Zoom תהיה לנו את היכולת להתממשק גם לאתר של Zoom בכמה לחיצות בודדות וליצור את ההזמנה לפגישה באופן אוטומטי והוספה של כל הפרטים ליומן.
בחלקים הנוספים של הגדרות היומן תהיה לנו את האפשרות להגדיר את הימים שבהם אנחנו רוצים לאפשר לעשות איתנו פגישה, את השעות שבהם אנחנו רוצים לאפשר פגישה ואפשרויות נוספות כמו למשל הגבלת כמות פגישות ליום.
אפשרויות מתקדמות להצגה ביומן
היכולת ליצור יומן ולאפשר לאנשים לקבוע איתנו פגישות באמצעות קלנדלי היא מאוד פשוטה ואינטואיטיבית. אבל יחד עם האפשרויות שכולנו יכולים לראות יש כמה אפשרויות מתקדמות שכדאי להכיר.
שינוי לוז ושעות על בסיס יומי
אחת האפשרויות המתקדמות ביותר של Calendly זאת היכולת לשנות את האפשרות למצב יומן ובמצב הזה תהיה לנו את האפשרות לעקוף את ההגדרות הגלובליות שהגדרנו לשעות הפעילות שלנו עבור חלק מהימים.
בצורה הזאת גם אם בחרתי שאני זמין מיום ראשון עד חמישי בשעות של 16:00 עד 18:30 תהיה לי את האפשרות לעקוף את כל אחד מהימים ולשנות את השעות או אפילו להגדיר שאני לא זמין ביום מסוים.
הוספת מרווחי זמן בין פגישות
למי שלא רוצה לקבוע פגישה אחרי פגישה ללא זמן מנוחה יש לנו את האפשרות להגדיר גם זמני הפסקה לפני או לאחר פגישה.
לצורך הדוגמה אם לפעמים הפגישה יכולה להתארך לשעה ורבע או שאני רוצה לנוח 15 דקות לאחר פגישה אחת ולפני שאני עושה פגישה נוספת תהיה לי את האפשרות להגדיר את זמני המנוחה לפני ואחר הפגישות תחת האופציה של "Want to add time before or after your events?".
הגדרת מחזור זמן הפגישה
באופן ברירת מחדל אנחנו יכולים לראות את זמני הפגישה במחזורים של 30 דקות. זאת אומרת שבתצוגה של היומן אני יכול לקבוע את הפגישה בשעה 16:00 אבל גם בשעה 16:30 (מחזור של 30 דקות).
במידה ואני רוצה לקבוע את השעות רק לפי שעה עגולה ולא להתחיל במרווחים של 30 דקות (כמו למשל ב-16:30) יש לי אפשרות להגדיר שאני רוצה להציג זמן פנוי לקביעת פגישה במרווחים של 60 דקות.
במצב כזה תהיה אפשרות רק לקבוע פגישה בשעה 16:00 או בשעה 17:00 ולא תהיה אפשרות לקבוע פגישה בשעה 16:30.
כמות פגישות ביום + הגדרת זמן למתי מותר לקבוע פגישה
תחת האפשרויות המתקדמות של Calendly יש לנו עוד 2 אפשרויות מעניינות שמאפשרות לנו להגדיר את כמות הפגישות שאנחנו יכולים לקבוע ביום נתון ואת המרווח זמן שממנו אפשר לקבוע פגישה.
זאת אומרת שאם אנחנו לא רוצים לאפשר לאנשים לקבוע פגישה מהרגע להרגע אני יכול להגדיר ערך שיחייב את מי שמגיע ליומן לקבוע פגישה לפחות 24 שעות לפני מועד הפגישה (מה שאומר שלא יהיה אפשר לקבוע פגישות מהיום להיום).
טופס שאלות בעת קביעת פגישה
לאחר שסיימנו ליצור את היומן פגישות תהיה לנו את האפשרות להגדיר שאלות שאנחנו רוצים לשאול בעת קביעת פגישה ביומן.
לצורך הדוגמה נוכל לשאוב בעת ביצוע שריון של פגישה ביומן מידע כמו מהי מטרת הפגישה, מספר הטלפון, מייל, ומידע נוסף שעשוי לגרום לפגיעה להיות יותר מהירה ויעילה.
בתוך עמוד העריכה של היומן תחת האפשרות של Additional Options תהיה לנו גם את האפשרות להוסיף את השאלות הנוספות.
אחד החסרונות של Calendly הוא שאנחנו לא יכולים לערוך את 2 הערכים הראשונים של Name ושל Email והערכים האלו מופיעים באנגלית בזמן שאנחנו יכולים להגדיר שאת שאר הערכים בעברית.
הגדרת מבנה הופעה ביומן + תזכורת מייל (בתשלום)
אופציה נוספת וממש יעילה שיש לנו באמצעות Calendly היא היכולת לשנות את האופן שבו אירוע יישמר ביומן שלנו ושל מי שאנחנו עושים איתו פגישה ויש לנו גם את האפשרות להגדיר סוגים שונים של מיילים.
הסוג המעניין ביותר הוא מייל תזכורת (Email Reminders) שמאפשר לנו להגדיר מייל שישלח לפני האירוע בזמן מוגדר שאנחנו מחליטים. למשל אני יכול לשלוח לנמען מייל 12 שעות לפני הפגישה ולהזכיר לו שהיום אנחנו נפגשים בזום.
האפשרות הנוספת היא מייל פולואפ (Email Follow-Up) והאופציה הזאת תאפשר לנו להגדיר מייל שאנחנו נשלח לאחר שיחה עם הלקוח. זה יכול להיות למשל מייל תודה על כך שהלקוח בחר להשתמש בשירותים שלנו ולבצע איתנו שיחה.
בחלק הזה יש לנו גם את האפשרות להגדיר מדיניות ביטולים ולמשל לציין שבמידה והנמען מבטל את הפגישה הוא צריך להודיע על כך לפחות 24 שעות מראש או שהוא יהיה צפוי לקנס כספי.
הפנייה לעמוד תודה
אופציה נוספת ומצוינת שיש לנו כאשר הנמען מסיים לקבוע איתנו פגישה היא להפנות את הגולש אל עמוד תודה באתר שלנו במקום להציג הודעה סטנדרטית של Calendly.
נוכל לעשות את זה תחת האפשרות של Confirmation Page ומשם נוכל להגדיר את העמוד שאליו אנחנו רוצים להפנות את הגולש ואפילו נוכל להעביר את הפרמטרים שקשורים לפגישה בתוך ה-URL של העמוד ולהשתמש בהם בתוך העמוד תודה.
הטמעה של היומן באתר וורדפרס
בתור בונה אתרים המטרה העיקרית שלי היא להוסיף את היומן בתוך האתר. והחלק החשוב ביותר הוא שניתן להטמיע את הקוד של היומן באתר ממש בקלות באמצעות קוד HTML.
על מנת להטמיע את הקוד של הטופס בתוך האתר נוכל להיכנס אל היומן שיצרנו ובחלק העליון תהיה לנו את האפשרות לקבל את הקישור של הטופס או ללחוץ על הכפתור של Share שיאפשר לשתף אותו.
לאחר שנלחץ על הכפתור הזה יופיע לנו חלון נפתח ולחלון הזה תהיה אפשרות של Add to website בתפריט העליון. נלחץ על האפשרות הזאת ולאחר מכן נבחר את האפשרות של Inline Embed ונעתיק את הקוד לתוך עמוד באתר.
למידע על הוספת קוד HTML לתוך האתר אפשר לצפות בעמודים של יצירת עמוד בוורדפרס וגם בעמוד של יצירת עמודים באלמנטור.
אם אהבתם את המדריך ואתם רוצים לשתף אותו ניתן לעשות זאת על ידי לחיצה על כפתורי השיתוף מתחת:
יוחאי ירמיהו
בעל תואר ראשון בלוגיסטיקה וכלכלה ותואר הנדסאי בתעשייה וניהול עם התמחות בשיווק.
מעצב גרפי ומפתח אתרים עם ניסיון מעשי של למעלה מעשור בכל מה שקשור לעולם הדיגיטלי. נינג'ה מומחה למערכת המופלאה לבניית אתרים שנקראת וורדפרס, וזהו בסך הכל :-).
מאמרים נוספים שעשויים לעניין אתכם:
יש לכם שאלות או משהו להוסיף? שתפו אותנו בתגובות מתחת!
אם יש לכם שאלות או משהו להוסיף נשמח לשמוע מכם בתגובות מתחת ולסייע במידת הצורך.